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田东县教育局档案管理使用制度    热     ★★★【字体：小 大】
田东县教育局档案管理使用制度
作者：局办公室    文章来源：局办公室    点击数：580    更新时间：2015-7-7
    一、局档案工作机构

    局档案工作机构为局综合档案室(档案员) ，档案室对局机关档案实行综合管理。其日常工作由办公室领导，业务上接受县档案局监督和指导。

    二、综合档案的职责

    1.按照上级关于档案工作的规定，组织具体实施工作。

    2.拟定局档案工作计划和工作制度。

    3.负责组织每年文书立卷、归档工作。

    4.统一管理局各种门类和载体的档案，做好收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。

    5.办理领导交办的其他有关档案业务工作。

    6.协同有关股室对基层单位的档案工作进行业务指导和检查。

    7.按规定年限向县档案局移交档案。

    三、综合档案管理范围

    凡属局各股室和党、政、工、团组织形成的文书档案、基建档案、设备档案、声像档案、已故人员档案（人事部门存三年后再移交）均由档案室管理。人事档案由人事股管理。业务档案由各业务股室按归档要求收集、整理、装订成册、编好目录，将档案交综合档案室管理。财会档案由计财股、办公室按归档要求收集、整理、装订成册交综合档案室管理。

    四、文件材料归档

  （一）本局在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文字、图表、照片、录音、录像带和各种专业性文件）必须及时立卷归档，以保存县教育局的历史面貌。

  （二）归档的基本要求

    ⒈归档的文件材料必须准确反映局工作活动的真实历史面貌；

    ⒉归档的文件材料必须进行立卷整理，符合立卷的原则和要求。

  （三）归档时间

    ⒈党、政、工、团的文书立卷和各业务股室的业务档案，应于次年第二季度归档完毕。

    ⒉基建文件材料归档应与该基建工程建设同步进行，工程竣工验收后三个月内向档案室移交。

    ⒊财会档案由财务部门整理立卷后，在财务部门保管一年后移交综合档案室。 

    ⒋声像档案自形成一个月内交档案室归档，凡归档的照片（连图片）、录音带必须有文字说明（包括时间、地点、人物、职务、内容、拍摄（录制）者姓名，录像带还应有解说词。

  （四）归档份数

    党政文件一般归档三份，两份连底稿作档案保存，一份作文件汇编。其他门类的文件，一般归档一份，比较重要的可适当增加归档份数。

    五、电子档案

    局各股室和党、政、工、团组织通过计算机形成的文件、资料和上级部门通过网络、政务专网传输的文件、资料均形成电子档案。

    六、档案的管理

    1.县教育局的全部档案为一个全宗，全宗内档案，按门类进行分类，根据同级和上级档案行政部门的要求，编制分类方案，例如类和编号的方法要便于保管和使用。

    2.建立和健全档案工作各项制度，把档案工作列入机关工作和业务活动计划、基建工作计划，列入有关部门和人员的职责范围和岗位责任制。

    3.电子档案实行统一编号、统一登记。根据文件内容在文件名中标明密级、类别，便于识别和管理。建立并保留电子档案的创建、复制、删除等相关记录。规范电子档案的复制和传递。涉密电子档案必须在涉密信息系统中存储、处理、复制和传递，涉密电子档案要严格按照同等密级纸质文件的有关规定进行。

    七、档案借阅

    1.本局工作人员借阅档案，只限于借阅与本职业务有关的档案资料。如须借阅与本职无关的案卷，须经办公室领导批准。查阅会计档案，只允许会计人员查阅，其他人员无权调阅会计档案。

    2.绝密、机密案卷，只限在档案室查阅。文件内容原则上不能复制、摘录。如须复制、摘录，必须办理相关手续。  

    3.借阅案卷要严格登记，并在三日内退还档案室。如需延期的要重新办理登记手续，归还案卷时，要注销登记。

    4.借阅案卷者，要保证案卷及卷内文件的完整与安全，任何人不得拆卷、抽页、涂画、挖补，更不得随意加字、取字，改变文件的原内容。借阅的案卷，不能以任何理由带出机关。

    5.外单位工作人员查阅档案，要持单位介绍信，在保密许可的范围内查阅。复制、摘录文件内容，要如实登记，重要的文件，要经有关领导批准方可查阅、复制及摘录。

    6.查阅档案者在阅完档案后，应及时退还档案室，不得乱放、乱摆，更不得丢失。档案人员在收到退还的档案后，要认真检查案卷，以便利用。

    八、加强档案的保护工作

    改善档案保管条件，并定期对档案保管的状况进行检查，发现问题向领导汇报，及时采取措施，保护档案的安全。

    1.根据上级档案行政管理相关部门的规定，拟定档案保管期限表，为文书立卷和档案鉴定提供依据。

    2.档案的鉴定工作，由局办公室牵头组织有关业务科室组成鉴定小组，负责提出鉴定意见。

    3.销毁失去保存价值的档案，必须登记造册，经局分管领导批准，指定两人监销，并在销毁清册上签字。

    4.档案的移交按国家有关规定，将永久、长期保存的档案，向县档案局移交并办好移交手续。

 



文章录入：周周    责任编辑：周美娟   
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